每一次采购最后一个环节就是跟钱和数据要打交道了。对账是每个采购必须要经历的一个过程，采购员要将自己所采购的商品信息数据全部统计在一起，包括商品最初的采购单、到货单、到货时间、货品损益情况、商品的属性信息、什么颜色、什么口味等等都需要采购员一次整理清楚，要不然每操作一部都要再去搜集信息，才能进行下一步的核对。所以在采购整个环节中，对账是一个比较繁琐的过程。

通常情况下，如果供应商发货数量准，商品无损益情况，基本上是没有什么大问题的，但是一旦商品有的问题，就需要采购员与库房沟通清楚并且回复给供应商，这样才会避免之后出现信息数据核对不上的情况，可是人总有疏忽的时候，那如何避免这种问题呢？

我们可以借助进销存管理软件，在货品入库时将实际到货量记录在进销存管理软件内，再将到货记录发送给对方公司，让对方知晓本次到货量。抛弃以前表格传递形式，避免出现人工错误。

在进销存管理软件内建立采购单时，提前记录好账单情况。例如，账单类型，是预付款还是账期。若是预付款，那就记录清楚什么预付多少，每次付账后将单据上传保留，同时发给对方一份。

财务在进销存管理软件中，做到每单审核，这样所有单据都清楚，不比在付款的时候，让采购到处找到货入库数据。只需要在进销存管理软件中翻查以往记录即可。

采购在进销存管理软件建立采购单时，要明确记录税金、到货总额、到货数、单价等信息，方便财务之后审核与查账。