手工记录，从古时候就已经开始了。每个人因为精力有限、事情太多等等情况，常常不能精确的记忆一件事情。而过去的事情，通常都会给未来给个数据支撑，让之后的路更加平坦。尤其是在生意场上，过去的销售记录、采购记录等，对下一个周期的计划起到辅助支撑的作用。所以，记录数据成了公司内必不可少的一个环节。但手工记录还有无法避免的问题，例如字迹不清、错记漏记、数据不准……

传统手工记录在办公流程上会给员工带来很多不便。如客户下单时，通过电话、QQ、微信和销售联系询问产品详细信息、价格等，销售要反复给客户讲解、沟通，十分耗时；客户需求确定后，销售需要沟通财务咨询价格、沟通库管咨询库存，整个流程下来牵扯部门多，一个订单要大半天才能最终落定，效率极低。

还有，采购人员带着打印出来的纸质清单到不同供应商哪里采购商品，然后在对应的商品后标注供应商的口头报价，这样不仅会因为字迹不清、错记漏记而导致账目出错，纸质单据在来回途中更容易磨损、丢失；一旦出现这些情况，账目就会对不上，而供应商也常常记不住之前的价格，往来资金十分混乱。

在利用进销存管理软件后将所有产品录入在线商城中，上百件产品信息、有无库存一目了然，客户需要下单时只要打开手机微信、登录在线商城，就像网购一样选购货品，一键下单，省去了和销售反复沟通的过程；同时，在线商城还提供了多种优惠活动方式，如会员折扣、满减券、优惠券等，公司根据不同层次客户提供不同的营销活动，客户维护成本大大降低。

面对采购员的手工记录数据导致采购难的问题，公司同样可以利用进销存管理软件来解决这个问题。利用进销存管理软件，在库存商品缺货时，进销存管理软件会自动预警，采购人员点击鼠标就能将缺货商品一键转为采购订单；然后在面对供应商时，只需掏出手机打开进销存管理软件，核对订单中的商品和历史采购价格，就能完成记账；交易完成后将进销存管理软件的订单一键分享到供应商的手机上，这样既能详细核对，也不用供应商再单独记账。