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采购，直接掌握了公司的成本，对于一个小公司来说，采购成本的高低对公司利润起着至关重要的作用，一旦采购成本高于竞争对手，导致销售价格没有优势，公司就可能面临着失去竞争地位的严峻情况。所以很多老板都很担心采购老人离职的问题，因为老人一旦离职，新人接手会十分麻烦，一有不慎就无法控制采购成本。传统进销存软件无法解决问题，最新的进销存软件可以帮上忙。
以某服装生产企业为例，该企业的老采购员一直在负责和几家主要的原材料供应商沟通，所有的采购价格、账期、供应商资源都是他掌握在手中，公司没有明确的记录管理，前段时间由于该员工家中有事要回老家，于是不得不离职回家。老板倒是新招来一个采购，但是由于以前的采购记录缺少详细的记载，因此新员工对公司的历史采购情况、账期等等都很不熟悉，上手很慢，采购成本也比以往要高，老板对此非常发愁，也深深意识到了人员的流动对采购可能带来的严重危害，于是他试图寻找解决方案。
最后，该老板选择了一套最新的进销存软件。该软件内置采购管理系统，所有供应商资源都要记录在系统里，每次的采购清单、采购价格、账期也一并详细记录。如此一来，新人入职随时知晓历史进货情况，就能够快速上手，与供应商沟通前有历史信息可查，谈价时有数据可依，新人也能轻松谈价。同时，公司统一管理供应商资料，就算老员工离职也不担心供应商资源流失，能够有效防止人员流失带来的隐患。
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