做过采购的人可能比较清楚，采购结束前有一个重要环节就是对账。这个环节在整个采购流程中很浪费时间。

首先，需要采购自己本身核对采购单、到货单、到货时间、货品损益现象。将所有数据整合，再去本公司财务处核对金额账单，无误后再同对方企业职员核对账单。这三步就需要牵扯到采购、库房、财务以及对方公司，时间不仅久且对账期间容易数据出错。因为每个人记录不同，所以明细数据就会有偏差。若是碰到这种现象，需要核对的范围就更广了，有可能会涉及到物流方。所以对账成了最浪费时间的一个环节。

为什么会出现对不上数据这种情况呢？例如，采购订货10000包泡面，库房到了100箱泡面，每箱泡面有100包，但是在库房人员清点的时候，发现有3箱内只有99包，也就是说此次到货共到9997包，还差3包。由于人员疏忽导致这3包的量没有通知给对方公司，则两家账单就会出现3包的差异。

如何避免这种问题呢？

我们可以借助实用进销存管理软件，在货品入库时将实际到货量记录在实用进销存管理软件内，再将到货记录发送给对方公司，让对方知晓本次到货量。抛弃以前表格传递形式，避免出现人工错误。

在实用进销存管理软件内建立采购单时，提前记录好账单情况。例如，账单类型，是预付款还是账期。若是预付款，那就记录清楚什么预付多少，每次付账后将单据上传保留，同时发给对方一份。

财务在实用进销存管理软件中，做到每单审核，这样所有单据都清楚，不比在付款的时候，让采购到处找到货入库数据。只需要在实用进销存管理软件中翻查以往记录即可。

采购在实用进销存管理软件建立采购单时，要明确记录税金、到货总额、到货数、单价等信息，方便财务之后审核与查账。

综上所述，企业内要想将欠收款和供应商数据了解清楚，就需要一款实用进销存管理软件来帮助采购及财务整理记录账货信息，同时方便合作企业及时了解账货信息保证两方数据一致。